Berawal dari awal tahun ini, perusahaan tempat saya bekerja mendapat proyek untuk menyusun 1 paket sistem SDM dari 0... kenapa dari 0? karena perusahaan yang menjadi klien kami ini belum memiliki sistem SDM yang terbaru. Datangnya Direktur Utama baru dari salah satu pesaing utama telah membawa angin perubahan yang sangat kencang.
Perubahan ditandai dengan dilakukannya Re-Strukturisasi, yang diikuti perombakan, penambahan, dan pengurangan di setiap divisi yang ada di perusahaan mulai dari lapisan paling atas hingga paling bawah oleh sang pemimpin baru, pemimpin yang telah memiliki banyak sekali pengalaman dan mendapatkan banyak sekali kesuksesan sehingga banyak sekali karyawan diperusahaan yang menjadi klien ini menganggap beliau adalah "Dewa" di industri ini.
Job Holder yang menjabat di posisi manajerial pada perusahaan yang menjadi klien kami ini juga bukan orang-orang sembarangan, mereka sebagian besar adalah "bajakan" dari bermacam perusahaan baik lokal, multinasional, bahkan internasional. mereka memiliki kemampuan yang sangat "mumpuni" di bidangnya.
Perubahan diawali dari divisi yang menjadi jantung perusahaan, yaitu Operasi, Finance, & Sales-Marketing. Banyak sekali dana yang keluar, Milyar-an rupiah telah keluar, entah dalam puluhan, entah dalam ratusan. Namun saya kira hal tersebut tidak akan terlalu bermasalah bagi klien kami yang merupakan perusahaan dengan omset Trilyun-an. Namun saya tidak akan bicarakan mengenai perubahan ataupun proyek-proyek yang dilakukan di Divisi-divisi tersebut, saya akan bicara mengenai tahap 1 dari proyek yang saya kerjakan di klien kami itu. Sebelum proyek dimulai kami melakukan WorkShop terlebih dahulu untuk memastikan bahwa Top Level Management mengetahui secara jelas mengenai apa & bagaimana Job Analysis
Tahap 1 terdiri dari 3 bagian, yaitu :
- Job Analysis
- Job Evaluation
- Remuneration System
Seperti yang sudah banyak diketahui, Job Analysis adalah adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurkannya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut.
3 Tahap dalam analisa jabatan:
- Mengumpulkan informasi
- Analisa dan mengelola informasi jabatan
- Penyusunan informasi
Dimana Prinsip-prinsip dalam Job Analysis adalah:
- ANALISA, BUKAN DAFTAR TUGAS: Analisa dan mengelola informasi ke dalam format Uraian Jabatan yang telah ditentukan
- JABATAN, BUKAN PEMANGKU JABATAN: Tidak ada kaitannya dengan prestasi, kinerja, gaya, atau metode dari pemangku jabatan, pemangku jabatan hanya sebagai nara sumber
- FAKTA BUKAN PENDAPAT: Tuliskan hanya kenyataan yang ada, bukan berisi informasi yang ideal atau seharusnya
- JABATAN SEPERTI SAAT SEKARANG: Analisa hanya kondisi saat ini, bukan kondisi masa lalu ataupun yang akan datang
Sekian mengenai pemahaman Job Analysisnya, hehehe... berdasarkan pemahaman yang saya tuliskan diatas, maka aktivitas saya & tim disusun berdasarkan langkah-langkah tersebut.
Pada minggu-minggu awal saya & tim merasakan antusiasme, keinginan yang tinggi untuk belajar, keinginan yang besar untuk berkembang, kerendahan hati, serta fokus yang tinggi dalam pengerjaan proyek ini agar dapat selesai tepat waktu.
Track Record Top Level management yang sangat tinggi sempat membuat saya & tim menjadi minder, namun ternyata track record tersebut tidak disertai oleh sikap yang "tinggi", melainkan sikap yang sangat rendah hati, menghormati, kooperatif, & ingin belajar.
Bulan-bulan awal dilalui dengan sangat baik, semua proses berjalan sangat baik, bila ada aktivitas yang tidak sesuai jadwalpun hanya dikarenakan event-event yang tidak dapat dihindari oleh klien kami. Hal tersebut sangat wajar, karena event-event tersebut adalah salah satu aktivitas utama dari klien kami tersebut.
Proses Mengumpulkan informasi, Analisa dan mengelola informasi jabatan, serta Penyusunan informasi berjalan sangat baik, sesuai jadwal dan sesuai dengan konsep yang sejak awal telah disepakati. Kendala malah kami rasakan pada saat-saat akhir.
Dalam pembuatan Job Description dari tahap 0, selalu ada lubang jebakan yang menanti bila tidak awas, walaupun sudah awas maka ada jebakan berikut, contohnya Multi Interpretasi mengenai isi Job Description, walaupun standard pembuatan telah disepakati & ditetapkan sedari awal, tetapi tetap saja jebakan lainnya tersedia... Bagi kami dapat dicontohkan sebagai berikut... Sang pemimpin baru menyatakan bahwa isi dari Job Description yang telah dibuat oleh setiap Subordinat-nya bersama dengan kami sebagai tim konsultan KURANG TEPAT...
Kekecewaan muncul dari pihak kami sebagai konsultan dan pihak klien, kondisi saling menyalahkanpun tercipta, kisruh, bingung, tegang, merasa bersalah, merasa bodoh, merasa tidak becus, semua jadi satu. Tetapi saya mencoba untuk dapat tetap berfikir dengan tenang & mencoba untuk menemukan penyebab dari kekisruhan tersebut.
Kenapa bisa Kurang tepat? padahal ini semua dibuat & disetujui secara langsung oleh seluruh Sub-Ordinatnya? Selain kami sebagai tim konsultan, banyak sekali anggota Top Level Management yang bingung akan keadaan tersebut. karena mereka merasa telah membuat Job Desc tersebut semampu mereka.
Kenapa ini bisa terjadi? Semua ini karena Multi Interpretasi & perbedaan pandangan, serta pengalaman... Sang pemimpin menganggap bahwa apa yang ditulis dalam Job Desc oleh setiap Sub-ordinatnya tidak mewakili apa yang yang dia harapkan dari pekerjaan setiap Sub-Ordinat. Dia merasa ada yang kurang tepat dari isi Job Desc tersebut. Mengapa dia merasa ada yang kurang tepat? karena sepanjang perjalanan karir dan pengalaman yang dia miliki dia telah memiliki sebuah konsep idealnya sendiri mengenai setiap Jabatan yang ada di perusahaan tersebut.
Setelah penyebab ditemukan ada beberapa pertanyaan & pernyataan menggelitik dari teman dalam tim & karyawan, diantaranya:
- Kalau emang yang benar itu cuma versi dia, ya dari awal aja dia bikin sendiri.
- Kalau memang selama ini kerjaan kita kaya gitu, yang kita lakuin kaya gitu masa setelah ditulis jadinya salah pak?
- Bagi saya penyampaian yang benar mengenai pekerjaan saya ya kaya gitu, tapi kalau yang benar cuma bahasa versi Boss ya susah juga, berarti harus pakai bahasa dia khan?
- Pengalaman si Boss di Industri ini udah banyak banget sih ya, jadinya dia tau banget setiap kerjaan itu harusnya ngerjain apa, tapi ko jadinya gini ya?
- Bahasa tu khan beda-beda ya pak, masa yang benar cuma bahasa dia? padahal khan artinya sama aja cuma beda bahasa?
Dan masih banyak respon lainnya.... Kemudian apa yang terjadi? Yupp kita kembali ke titik 50% setelah mencapai 99%... Semua antusiasme dari Counterpart, Tim Konsultan, dan Klien semua menurun, mungkin lebih tepat disebut Anjlok.
Untungnya ada salah satu anggota Top Level Management yang menjadi Counter Part kami disana, beliau adalah orang yang humoris, memiliki banyak lelucon dan tingkah konyol, tetapi juga memiliki banyak ilmu serta pengalaman. Beliau dapat berperan sangat baik dalam kondisi tersebut.
Berkat beliau kondisi tidak menyenangkan tersebut dapat berangsur membaik, semangat kembali menyala, dan antusiasme kembali muncul. Setelah berbagai diskusi dengan beliau akhirnya ada beberapa kesepakatan baru mengenai penyelesaian dari pembuatan Job Desc ini. Kesepakatan tersebut diantaranya mencakup bagaimana penulisan Job Desc yang Ideal bagi mereka, bukan ideal menurut teori ataupun konsep dasar pembuatan Job Desc terbaru yang ada saat ini.
Kenapa? itu pertanyaan yang saya sampaikan pada beliau... Kenapa harus dibuat seperti ini? kenapa tidak sesuai dengan konsep & standard awal yang telah disepakati? kenapa dibuat seperti Job Desc lama yang dibuat tanpa metode yang tepat?
Jawaban beliau simple & cukup bijak... "Kami mampu membuat sepeti yang di awal kita sepakati, tetapi ternyata yang pemimpin kami anggap ideal tidak seperti itu, jadi sekarang kita buat saja seperti yang diinginkan oleh beliau, dan nanti ke depannya kita perbaiki dan benahi pelan-pelan"...
Dari kisah saya tersebut dapat dilihat bahwa uang berlimpah, Ilmu yang tinggi, pemahaman mendalam mengenai ilmu SDM, dan pengalaman dalam dunia SDM yang dimiliki oleh perusahaan, karyawan, & tim konsultan menjadi tidak berarti, hehehe...
Tetapi saya juga tidak menyalahkan "Sang Pemimpin" beliau adalah figur kharismatik yang memiliki kemampuan & pengalaman yang sangat hebat. keberhasilan selalu mengikuti kemanapun dia bekerja. Setiap perusahaan yang dipimpinnya selalu mencatat hasil yang baik, tidak ada kegagalan dalam track recordnya (itu yang saya tahu)...
Sehingga sangatlah wajar bila dia telah memiliki "Konsep Ideal"-nya sendiri, bukan ideal menurut teori, bukan ideal menurut konsep terbaru, bukan ideal menurut Sub-Ordinatnya, dan bukan ideal menurut Konsultan.
Saya sempat baca-baca lagi buku-buku kuliah saya saat mengambil Magister saya di PPM dulu.... ada satu pernyataan yang membuat saya tersenyum, disana disebutkan "Job Description di setiap perusahaan adalah unik, dimana Job Desc terbaik adalah Job Desc yang dianggap tepat dan sesuai oleh perusahaan tersebut"... saya tersenyum karena setelah kalimat tersebut ada kalimat lanjutan sebagai berikut "Maka langkah-langkah terbaik dalam menyusun Job Desc adalah....."
Mungkin si pembuat buku itu harus bertemu dengan "Sang Pemimpin" dari perusahaan yang menjadi klien kami tersebut, hahahaha... bila mereka bertemu siapakah yang benar? ya saya tidak tahu karena mereka mungkin tidak akan bertemu... yang pasti adalah "Sang Pemimpin" perusahaan itu bukanlah orang yang menulis buku tentang Job Analysis, Hahahahahaha... Ngelantur...
Wie Wicaksono
081110
Wie Wicaksono
081110
No comments:
Post a Comment